Pengertian Surat Dinas, Unsur, Syarat, Contoh dan Jenisnya Lengkap

Pengertian Surat Dinas, Unsur, Syarat, Contoh dan Jenisnya Lengkap - Apa pengertian surat dinas itu? Surat dinas dapat didefinisikan sebagai surat resmi untuk kepentingan dinas yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas tersebut juga dapat diartikan sebagai surat resmi yang isinya berkaitan dengan hal hal kedinasan dalam instansi atau lembaga tertentu. Di dalam surat ini terdapat beberapa unsur, syarat dan jenisnya sendiri. Lantas apa saja unsur unsur surat dinas? Apa saja syarat surat dinas? Apa saja jenis jenis surat dinas? Bagaimana contoh surat dinas yang baik dan benar? Pada dasarnya pengeluaran jenis surat ini untuk kepentingan tertentu yang berhubungan dengan instansi swasta dan pemerintah.
Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar
Pengeluaran surat dinas bertujuan untuk menyampaikan kepentingan pemberitahuan kepada staff lembaga atau instansi terkait mengenai pengumuman, izin, penugasan dan sebagainya. Surat dinas tersebut tergolong dalam kategori surat resmi karena format penulisannya bersifat khusus serta menggunakan bahasa resmi atau baku dan berbentuk formal. Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan tentang pengertian surat dinas, unsur unsur surat dinas, syarat surat dinas, contoh surat dinas, dan jenis jenis surat dinas lengkap. Untuk lebih jelasnya dapat anda simak di bawah ini.

Pengertian Surat Dinas, Unsur, Syarat, Contoh dan Jenisnya Lengkap

Pengertian surat dinas menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) ialah surat yang bebas dari biaya serta dikeluarkan oleh instansi, kantor pemerintah, atau lembaga resmi lainnya. Surat dinas ini berisi hal hal yang sifatnya kedinasan, baik lembaga swasta ataupun pemerintah. Hal ini dikarenakan kedinasan tersebut tidak hanya ditujukan kepada lembaga pemerintahan, melainkan juga berlaku untuk lembaga atau instansi swasta. Pada dasarnya isi surat dinas dapat berupa urusan tertentu seperti pemberian izin, pemberian tugas, penyampaian pengumuman dan sebagainya.

Berdasarkan pengertian surat dinas di atas dapat kita simpulkan bahwa jenis surat resmi ini berisi hal hal kedinasan atau kepentingan tugas yang dikeluarkan oleh satu pihak untuk dikirim ke pihak lain. Agar jenis surat ini dapat dibedakan dengan jenis surat resmi lainnya, maka surat dinas memiliki ciri cirinya sendiri. Adapun ciri ciri surat dinas yaitu meliputi:
  • Memiliki kop surat yang berisi nama lembaga atau instansi.
  • Memiliki lampiran dan nomor surat.
  • Memiliki salam pembuka dan salam penutup.
  • Bahasa yang digunakan bersifat resmi karena tergolong dalam kategori surat resmi.
  • Dalam surat dinas terdapat stempel dari lembaga atau instansi tertentu.
Baca juga : Contoh Proposal Usaha yang Baik dan Benar Terlengkap

Syarat Surat Dinas

Untuk membuat contoh surat dinas yang baik dan benar, anda harus mengetahui beberapa syarat yang dimiliki oleh jenis surat ini. Setelah membahas tentang pengertian surat dinas, selanjutnya saya akan menjelaskan tentang syarat syarat surat dinas yaitu diantaranya:
  • Surat dinas memiliki format yang teratur sesuai dengan format surat resmi pada umumnya.
  • Surat dinas memiliki isi yang langsung pada intinya sehingga penyampaian isi tidak terlalu panjang.
  • Menggunakan bahasa yang mudah dipahami pembaca, resmi, dan sopan.
  • Surat dinas ini harus dapat dijadikan sebagai gambaran dari lembaga atau instansi yang membuatnya.
Selain syarat syarat surat dinas di atas, adapula beberapa fungsi dari surat dinas. Adapun fungsi fungsi surat dinas yaitu meliputi:
  • Untuk dasar dalam pekerjaan seperti surat pengambilan keputusan, surat instruksi, maupun surat pemberian izin.
  • Sebagai media pengingat karena dalam instansi biasanya surat dinas selalu diarsipkan.
  • Untuk bukti sebuah lembaga atau instansi dapat berkembang.
  • Untuk media bukti, khususnya surat perjanjian.

Unsur Unsur Surat Dinas

Pengertian surat dinas secara umum ialah jenis surat resmi yang terdiri dari beberapa bagian atau unsur. Adapun bagian bagian surat dinas yaitu sebagai berikut:
Bagian Bagian dalam Surat Dinas
Kop Surat (Kepala Surat)
Unsur surat dinas yang pertama ialah kop surat atau kepala surat. Kop surat adalah bagian paling atas dalam surat resmi ini. Pada dasarnya surat resmi dan surat tidak resmi dapat diketahui perbedaannya melalui ada tidaknya kop surat tersebut. Kop surat tersusun oleh alamat, logo dan nama lembaga atau instansi tertentu. Kop surat ini dapat dijadikan sebagai ciri khas tertentu dalam sebuah organisasi atau induk organisasi.

Tanggal Surat
Bagian surat dinas selanjutnya ialah tanggal surat. Tanggal surat ini terdiri dari nama tempat dan tanggal pembuatan surat itu sendiri.

Nomor Surat
Unsur surat dinas selanjutnya ialah nomor surat. Nomor dalam surat dinas tersebut tersusun oleh tahun pembuatan surat, nomor urut pengeluaran surat, kode dan identitas lembaga atau instansi tertentu.

Lampiran
Bagian surat dinas selanjutnya ialah lampiran. Lampiran ialah lembaran yang berisi tambahan lampiran seperti dokumen atau lembaran kertas lain. Namun jika dalam surat tersebut tidak memiliki lampiran maka dapat diisi dengan tanda strip saja.

Hal atau Perihal
Unsur surat dinas selanjutnya ialah hal atau perihal. Dalam pengertian surat dinas dijelaskan bahwa jenis surat ini berkaitan dengan hal hal kedinasan. Untuk itu keperluan dinas tersebut ditulis dalam perihal ini. Perihal surat ialah bagian yang mengandung isi utama dalam surat tersebut seperti untuk apa surat diberikan atau untuk siapa surat ini ditujukan.

Alamat
Bagian surat dinas selanjutnya ialah alamat. Alamat surat dinas dapat ditulis menggunakan dua metode yakni untuk instansi lain ataupun untuk perorangan. Apabila jenis suratnya rahasia maka tidak perlu menggunakan kata "kepada" dalam alamat surat dikarenakan dalam amplop tersebut sudah dituliskan kata ini. Namun apabila surat tersebut bersifat terbuka maka menggunakan kata "kepada" yang disertai dengan nama instansi dibelakangnya. Apabila surat dinas untuk orang banyak maka menggunakan kata "Yth", "Bapak", atau "Ibu" sesuai dengan jabatan penerima suratnya.
Baca juga : Pengertian Diskusi, Unsur, Manfaat, dan Macam Macamnya
Salam Pembuka 
Unsur surat dinas selanjutnya ialah salam pembuka. Salam pembuka berguna untuk memperlihatkan rasa hormat dan sikap sopan santun pembuatnya.

Isi Surat
Bagian surat dinas selanjutnya ialah isi surat. Surat dinas tersebut harus berisi hal hal yang berhubungan dengan perihalnya.

Salam Penutup
Unsur surat dinas selanjutnya ialah salam penutup. Salam penutup ialah kalimat terakhir dari isi suratnya.

Pengirim
Bagian surat dinas selanjutnya ialah pengirim. Dalam pengirim ini terdapat nama terang, stempel instansi, dan tanda tangan.

Tembusan
Unsur surat dinas selanjutnya ialah tembusan. Tembusan ialah salinan surat yang diberikan kepada pihak pihak membutuhkan selain kepada yang dialamatkan dalam surat tersebut.

Jenis Jenis Surat Dinas

Setelah membahas tentang pengertian surat dinas, syarat syarat surat dinas, dan unsur unsur surat dinas. Selanjutnya saya akan menjelaskan tentang jenis jenis surat dinas. Adapun macam macam surat dinas yaitu meliputi:
  • Surat pengumuman ialah surat yang disampaikan kepada khalayak umum sehingga siapapun dapat membaca tanpa harus mengetahui jumlah dan siapa pembacanya.
  • Surat Panggilan Kerja ialah surat yang berguna untuk mengundang atau memanggil seseorang sesuai dengan waktu dan tanggal yang ditentukan untuk menguji tenaga kerja, melakukan wawancara, menawarkan kerjasama proyek dan sebagainya.
  • Surat Permohonan Izin ialah jenis surat dinas yang berisi permohonan bantuan atau izin kepada instansi terkait agar dapat melakukan kerjasama.
  • Surat Undangan ialah macam surat dinas yang berisi pemberitahuan agar menghadiri acara tertentu dalam tempat dan waktu tertentu untuk ditujukan kepada penerimanya.
  • Berita Acara ialah surat laporan yang berisi catatan sebuah peristiwa atau perkara seperti tempat, petunjuk, waktu, keterangan dan tempat kejadian.
  • Surat Keterangan ialah surat yang berisi keterangan dari hal hal yang meragukan.
  • Surat Keputusan ialah surat yang isinya keputusan agar tidak menyebabkan salah tafsir sehingga keputusan hal tersebut berhubungan dengan kepentingan institusi atau lembaga tersebut.

Contoh Surat Dinas

Agar anda lebih memahai tentang pengertian surat dinas, syarat syarat surat dinas, unsur unsur surat dinas, dan jenis jenis surat dinas di atas. Maka daya akan membagikan contoh surat dinas tersebut. Berikut contoh suratnya yaitu meliputi:

Dinas Pendidikan Pariwisata dan Kebudayaan
Kabupaen Magelang
________________________________________________________________________________
Magelang, 15 Januari 2019     
Nomor     : 010/DPD/V/2019
Lampiran : -
Perihal     : Undangan

Yth. Sdr. Timin Prawiro
Jl. Magelang Nomor 10
Magelang

Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengundang saudara dalam rapat DPD yang akan diselenggarakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 11 Februari 2019
Waktu           : Pukul 10.00 - selesai
Tempat         : Gedung Serba Guna, Kabupaten Magelang
Acara           : Pembahasan kegiatan Dewan DPD Kabupaten Magelang
Sekian surat undangan yang dapat saya sampaikan. Atas perhatian saudara, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,                      
Kepala Dinas Pariwisata dan Kebudayaan
(Tanda Tangan)                  
Drs. Panji Dewanto             

Contoh Surat Dinas Lainnya
Contoh Surat Dinas
Sekian penjelasan mengenai pengertian surat dinas, unsur unsur surat dinas, syarat surat dinas, contoh surat dinas, dan jenis jenis surat dinas lengkap. Surat dinas merupakan surat resmi untuk kepentingan dinas yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi tertentu. Semoga artikel ini dapat bermanfaat dan terima kasih telah berkunjung di blog ini.

0 Response to "Pengertian Surat Dinas, Unsur, Syarat, Contoh dan Jenisnya Lengkap"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel